Viện KSND huyện Đoan Hùng phát huy hiệu quả số hóa hồ sơ bằng việc ứng dụng phần mềm camscanner cài đặt trên điện thoại thông minh

04:37 - Thứ Hai, 18/04/2022

Trong thời điểm hiện tại, việc sử dụng thiết bị điện thoại di động thông minh rất phổ biến vừa phục vụ việc liên lạc và cập nhật các ứng dụng mới nhất, kịp thời đáp ứng yêu cầu công việc.Việc sử dụng điện thoại thông minh của cán bộ, công chức trong ngành kiểm sát tỉnh Phú Thọ đạt trên 90%, để phát huy tối đa hiệu quả của việc khai thác, sử dụng thiết bị điện tử thông minh gắn với việc đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi của nhiệm vụ được giao, các kiểm sát viên, kiểm tra viên, chuyên viên cần tích cực nghiên cứu các ứng dụng mới được cập nhật. Một trong những nhiệm vụ quan trọng đặt ra hiện nay đó là việc số hóa hồ sơ vụ án phục vụ có hiệu quả nhiệm vụ chuyên môn, tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như tối đa hóa việc khai thác, sử dụng thông tin. Vấn đề đặt ra hiện nay đó là phương tiện phục vụ số hóa hồ sơ, song song với việc sử dụng thiết scan chuyên dùng, người dử dụng cần khai thác tính năng của điện thoại thông minh để scan các văn bản, tài liệu, hồ sơ một cách nhanh chóng và hiệu quả. Đáp ứng mục đích nêu trên, Viện KSND huyện Đoan Hùng đã nghiên cứu, sử dụng ứng dụng CamScanner trên smartphone là ứng dụng đáp ứng được nhu cầu chủ động scan tài liệu số hóa hồ sơ cho mỗi cá nhân không phụ thuộc vào máy scan truyền thống, biến điện thoại thông minh thành thiết bị scan cầm tay.

Để sử dụng được ứng dụng này, cần phải có thiết bị di động chạy các hệ điều hành: IOS, Android và Windows Phone và thực hiện với cách thức như sau:

 

Hướng dẫn scan tài liệu bằng CamScanner trên điện thoại

 

Bước 1: Khi đã cài đặt và mở thành công ứng dụng CamScanner trên điện thoại của mình lên. Sau đó, tại giao diện đăng nhập tài khoản của ứng dụng ấn vào nút Sign in/Register.

 

Bước 2: Nhập địa chỉ email hoặc số điện thoại của bạn để đăng ký tài khoản, rồi nhấn vào nút Next.

 

 

Bước 3: Đặt mật khẩu (password) cho tài khoản CamScanner gồm 6 chữ số, sau đó chạm vào nút Send Activation Email.

 

Bước 4: Sau khi đặt mật khẩu sẽ xuất hiện mã tài khoản, bạn chỉ cần điền mã xác nhận tài khoản, mã này sẽ được hệ thống của ứng dụng gửi đến hộp thư gmail của bạn. Hoàn tất các bước trên bạn đã đăng ký thành công ứng dụng camscanner trên điện thoại.

Bước 5: Khi đã đăng ký và đăng nhập tài khoản CamScanner thành công, ở giao diện chính của ứng dụng, nhấn vào biểu tượng máy ảnh ở góc bên phải phía dưới màn hình để thực hiện scan tài liệu, hồ sơ.

Bước 6: Cách scan tài liệu: Đưa camera của điện thoại lại gần tài liệu, rồi ấn vào biểu tượng máy ảnh để chụp lại tài liệu như chụp ảnh thông thường của điện thoại.

Bước 7: Căn chỉnh tài liệu đã scan: Di chuyển các chấm tròn để chọn và đặt vị trí tài liệu cần cắt. Sau đó, chạm vào biểu tượng mũi tên ở góc bên phải phía dưới màn hình (nếu scan được bản ảnh rõ, đầy đủ thông tin thì không cần phải căn chỉnh).

Bước 8: Chọn bộ lọc màu sắc tài liệu sau khi được scan và chỉnh sửa file tài liệu, rồi ấn vào biểu tượng dấu tick.

 

Bước 9: Sau khi đã scan tài liệu thành công, thì nhấn vào và mở tài liệu đã scan để kiểm tra.

 

Bước 10: Lúc này tại file tài liệu đã scan ứng dụng sẽ tự động xử lý lưu ở chế độ P.D.F, hãy chạm vào biểu tượng chia sẻ ở phía trên màn hình để chọn cách thức muốn chia sẻ tài liệu.

 

 

Bước 11: Cuối cùng, ấn vào mục Share PDF, để gửi file PDF của tài liệu cho người khác (để lưu ở ổ cứng chung của đơn vị, lưu trên máy tính cá nhân và sao in ra đĩa CD hoặc USB cá nhân).

 

Hình ảnh scan văn bản từ máy scan chuyên dụng (bên phải) và từ các máy điện thoại (bên trái).

Ø   KẾT LUẬN:

Để thực hiện số hóa hồ sơ trên điện thoại cần thực hiện 04 bước sau:

- Bước 1: Tải ứng dụng camscanner và cài đặt ứng dụng;

- Bước 2: Chụp hình hồ sơ, tài liệu (scan);

- Bước 3: Cán bộ tự tạo các file của hồ sơ vụ án;

Ví dụ như trong vụ án hình sự:

A. Phần thủ tục tố tụng: Tài liệu khởi tố vụ án: Từ bút lục 01 đến 08; Tài liệu khởi tố bị can: Từ bút lục số 09 đến 25.

B. Phần nội dung vụ án: Lời khai bị can: Từ bút lục 26 đến 50; …

- Bước 4: Chọn cách chia sẻ các tài liệu đã scan để lưu trữ trên ổ cứng, USB, đĩa CD, DVD hoặc máy tính.  

Trên đây là các bước thực hiện để cài đặt và sử dụng CamScanner trên điện thoại, hy vọng rằng sau khi theo dõi bài viết này thì các bạn có thể trực tiếp thực hiện dễ dàng scan bất kỳ tài liệu, hồ sơ nào một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất, đáp ứng được nhu cầu số hóa tất cả các loại hồ sơ tại đơn vị.

Các đồng chí có thể tham khảo thêm việc cài đặt và sử dụng CamScanner trên điện thoại tại địa chỉ: https://download.vn/huong-dan-cai-dat-va-su-dung-camscanner-tren-dien-thoai-52647

Đồng tác giả bài viết: Hoàng Quang Huấn - Viện trưởng; Vũ Thế Chung - Kiểm tra viên Viện KSND huyện Đoan Hùng.